Nicht Äpfel mit Birnen vergleichen
Wirtschaftliche Reinigung benötigt ein System
Qualität Ihrer Ausschreibung
Die Qualität Ihrer Ausschreibung bestimmt die Qualität Ihrer Reinigung. Bedingt durch Personalmangel in den meisten Regionen, ist der Trend zum Outsourcing eindeutig neu belebt worden. Immer mehr Dienstleistungen in Wirtschaft und Verwaltung werden demnach extern vergeben. Mit guten Argumenten: Fachkompetenz, Professionalität, Wirtschaftlichkeit und immer wichtiger werdend, Personalverfügbarkeit. „Die Botschaft vernehme ich wohl“, argumentiert noch zu häufig die Vergeberseite, „allein mir fehlt der Glaube“. Warum ist das so? Warum sind Auftraggeber aus der Privatwirtschaft oder öffentlicher Auftraggeber oft unzufrieden mit dem Ergebnis? Weil die Ausschreibungen eher unter dem Gesichtspunkt Kostensenkung veranlasst sind und die Frage der Reinigungsqualität und die damit aufs Engste verbundene Werterhaltung vernachlässigt wird. Angebot einholen, Preis vergleichen, Auftrag erteilen?
Ganz so einfach ist es selbstverständlich nicht. Für Auftraggeber der öffentlichen Hand gilt das Vergaberecht. Sie sind auf der Grundlage der VOL/A verpflichtet, Aufträge der Gebäudereinigung auszuschreiben. Aber auch für private Unternehmen bietet sich eine fundierte Ausschreibung an. Nur so werden Angebote wirklich mit einander vergleichbar und können unter qualitativen und wirtschaftlichen Kriterien entschieden werden. Klar ist, dass Räume oder andere zu reinigende Flächen nicht mit denen aus der Nachbarschaft vergleichbar sind. Jedes Bürogebäude, jede Schule, jede Produktionsstätte ist anders ausgestattet, wird anders genutzt und wird häufig sehr unterschiedlich frequentiert. Entsprechend individuell, auf die Notwendigkeiten der zu reinigenden Flächen abgestimmt, sollte auch die Reinigung sein. Allgemeine Kennzahlen zur Ausschreibung von Reinigungsleistungen helfen also da nicht weiter. Zu empfehlen ist folgende
Vorgehensweise:
- Definition, was genau in welchem Raum gereinigt werden soll.
- Definition des Reinigungsbedarfs und die damit verbundenen Intervalle der Reinigung.
- Definition der Qualitätsparameter, die für diese Örtlichkeit wichtig und notwendig sind.
Wirtschaftliche Reinigung mit System
Angebote von Gebäudedienstleistern und die Qualität ihrer Reinigung können erst dann miteinander verglichen und bewertet werden, wenn in der Ausschreibung die Räume und die damit verbundenen Dienstleistungen exakt definiert wurden. Eine Begehung des zu reinigenden Objektes durch den Gebäudedienstleister ist deshalb zwingend erforderlich! Die Rahmenbedingungen müssen klar vorgegeben sein, damit der angefragte Dienstleister die zu erbringende Leistung einschätzen kann, um die Kosten aufgabengerecht kalkulieren zu können. Je detaillierter eine Ausschreibung die raumspezifischen Faktoren darlegt, umso eindeutiger und nachvollziehbarer werden die Angebote ausfallen. Folgende Faktoren sind relevant:
Objektspezifische Faktoren:
Raumgröße, Ausstattung, Materialien, Nutzungsfrequenz, Verschmutzungsgrad, Lage, Reinigungstechnik
Subjektive Faktoren:
Gewünschte Reinigungsfrequenz und Nebenleistungen
Gesetzliche Faktoren:
Einhaltung des Mindestlohns, Vergabe
an fachkundige, leistungsfähige, gesetzestreue
und zuverlässige Dienstleister
Berechnungsgrundlage
Aus den oben genannten Rahmenbedingungen
lassen sich dann der Zeitaufwand
pro Reinigung und das individuelle
Leistungsmaß (m²/h) für eine definierte
Raumgruppe festlegen. Dieses wiederum
ist Grundlage der zu ermittelnden
Kosten. In der Gebäudereinigung werden
sie durch zwei Faktoren bestimmt:
1. Kalkulatorischer
Stundenverrechnungssatz
2. Leistungszahlen
= m2-Leistung pro Stunde und Mitarbeiter/ in, bezogen auf die Reinigung der Bodenflächen und deren Reinigungshäufigkeit.
Zeit und Kosten
Dass Zeit Geld kostet, gehört zum Allgemeinwissen. Dies gilt auch für die Gebäudereinigung. Folgende Leistungen sollte eine Zuordnung innerhalb eines Zeitfensters ermöglichen:
Geringes Zeitvolumen:
• Großzügige Flächen
• Leicht zu reinigende Bodenflächen
• Kurze Wegezeiten
• Intervalle „Standard“
• Ideale Infrastruktur
• Guter Gebäudezustand
Mittleres Zeitvolumen:
• Flächen bedingt zugänglich
• Wechselnde Bodenoberflächen
• Längere Wegezeiten
• Häufige Intervalle
• Erschwerte Infrastruktur
• Mittlerer Gebäudezustand
Hohes Zeitvolumen:
• Flächen schwer zugänglich
• Wechselnde und veraltete Böden
• Sehr lange Wegezeiten
• Sehr häufige Intervalle
• Problematische Infrastruktur
• Schlechter Gebäudezustand
Die Variablen in der Kalkulation:
Kleine Änderung - große Wirkung!
Anhand nachfolgender Beispiele wird sichtbar, wie das Leistungsmaß durch die Variable „Reinigungshäufigkeit“ verändern können. Schon die Vorgabe, Mülleimer nicht einmal wöchentlich, sondern täglich zu entleeren, kann dann das Leistungsmaß der gesamten Raumgruppe „Büro“ verändern.
Raumgruppe Büro – Grundannahmen:
Verwaltungsgebäude in NRW:
• Büroraum Größe ca. 18 m²
• Teppichboden
• 2 Arbeitsplätze mit normaler Ausstattung
• Zeitmessung fiktiv
Nicht Äpfel mit Birnen vergleichen
Die Kalkulationen aus dem Praxisbeispiel machen deutlich: Jedes Objekt bedarf einer individuellen Beurteilung. Leistungszahlen müssen immer objektbezogen und nach dem mit dem Auftraggeber vereinbarten Leistungsverzeichnis ermittelt werden.
Die Ortsbegehung ist für eine realistische Angebotserstellung unerlässlich!
Bereits eine geringfügige Änderung der Reinigungshäufigkeit von Nebenleistungen innerhalb einer Raumgruppe hat erhebliche Auswirkungen auf das Leistungsmaß. Ändern sich weitere Einflussfaktoren, zum Beispiel die Ausstattung oder die Reinigungshäufigkeit des Fußbodens, ergeben sich völlig andere Leistungszahlen. Allgemein gehaltene Richtwerte helfen weder ihrer Vorkalkulation noch bei der Bewertung von Angeboten. Die individuelle Formulierung ihrer Leistungsanforderungen ist ihre Aufgabe als Auftraggeber. Je klarer und eindeutiger diese Festlegungen, desto fairer und realistischer ist der Preis.